De E-BAM handleiding

Registratie proces

Het registreren van je organisatie verloopt als volgt:

Eigenaar registreert eigen account en bedrijf/organisatie. Eigenaar bevestigd eigen account en organisatie. Andere nieuwe gebruikers registreren zich op de geregistreerde organisatie. Een gebruiker met de beheerdersrol "Accountbeheerder" (Wordt aangegeven bij registreren) bevestigd de nieuw geregistreerde gebruiker en kent de gebruiker rechten toe. Nieuwe gebruikers kunnen inloggen nadat de accountbeheerder ze bevestigd heeft en rechten heeft toegekend.

Accountbeheerder

Een accountbeheerder is gemachtigd om nieuwe gebruikers goed te keuren en rechten toe te kennen, wanneer nieuwe gebruikers zich registreren bij jouw organisatie. Wanneer een nieuwe gebruiker zich registreert, kan de accountbeheerder kijken of dit wel een echte medewerker is. De accountbeheerder kan ook de rechten van een collega wijzigen. Elke gebruiker heeft de optie om bij het registreren aan te geven om een accountbeheerder te willen zijn. Er kunnen meerdere accountbeheerders zijn binnen een organisatie.

Projecten en urenregistratie

In E-BAM heb je de mogelijkheid om projecten toe te voegen en te beheren. Wanneer je een project hebt aangemaakt, kun je ook uren registreren op dit specifieke project. Deze uren zijn ook weer terug te vinden in het projectenoverzicht. In het projectenoverzicht staat er per project aangegeven hoeveel uren er gewerkt is aan het project. Afgekeurde uren zijn hier niet in meegenomen. Projecten kunnen ook in details los worden bekeken.

Het is ook mogelijk om uren te registreren zonder dat een project hier een rol bij speelt.

Wanneer je een project aanmaakt, geeft E-BAM de mogelijkheid om een klant te koppelen aan het project. Je krijgt vervolgens zelf de keuze of dit een bestaande of nieuwe klant is. Wanneer het een bestaande klant is, dient deze eerder door jou of een collega te zijn toegevoegd.

Dingen om te weten:

• Elk project heeft een unieke omschrijving
• Elke klant heeft een unieke naam
• Projectbeheer kan gebruikt worden als ticketsysteem

Verlof

E-BAM heeft een ingebouwd verlofsysteem. Hierbij dient er eens in het jaar een saldo te worden ingesteld voor een gebruiker. Dit kan alleen worden gedaan door gebruikers die hiervoor gemachtigd zijn. Het saldo betekent het aantal uur dat een gebruiker aan verlof mag aanvragen. Gebruikers die gemachtigd zijn om het jaarlijkse urensaldo in te stellen, mogen ook tussendoor extra saldo toevoegen voor een collega. Het overige urensaldo van een gebruiker kan ook een negatieve waarde bevatten. Een gebruiker kan pas verlof aanvragen wanneer de administratie (saldo) is ingesteld voor het huidige jaar. Alle gegevens kunnen binnen de app worden ingezien door de gebruiker zelf. Gebruikers die gemachtigd zijn, kunnen ook de gegevens inzien van collega's.

Verlof aanvragen kan op twee manieren:

• Meerdere verlofdagen aanvragen en aangeven hoeveel uur per dag er aan verlof opgenomen wordt
• Verlofuren aanvragen voor een specifieke dag

Facturatie

E-BAM beschikt over een facturatie boekhoudingsysteem. Het is mogelijk om in de app factuurgegevens toe te voegen van inkoop of verkoopfacturen. Omzet, kosten en belastingzaken zoals terug te vorderen BTW worden automatisch berekend op basis van de toegevoegde facturen. Verkoopfacturen kunnen gebaseerd worden op (in de app) bestaande goederen of diensten, maar kunnen ook handmatig ingevuld worden. Dit systeem is momenteel puur geschikt voor boekhouding. Er kunnen ook meerdere facturen in één keer worden toegevoegd, bijvoorbeeld in het geval van abonnementen.

Goederen en diensten

Bij het genereren van een verkoopfactuur, krijg je de keuze om (in de app) bestaande goederen en/of diensten toe te voegen aan de factuur. Dit kan erg handig zijn als je bepaalde goederen of diensten opnieuw gebruikt voor verschillende facturen. Je kunt goederen en diensten in de app toevoegen en ook bekijken.

Uurtje factuurtje

Het is mogelijk om een dienst toe te voegen in de app, die is gebaseerd op (in de app) geregistreerde uren (Werkregistraties) op een project. Dus als collega's of uzelf uren heeft geregistreerd op een project dan kun je deze laten factureren. Het enige wat je hoeft te doen is te navigeren naar goederen en diensten toevoegen, kies vervolgens om een dienst toe te voegen en kies vervolgens de optie uurtje factuurtje en selecteer het relevante project. De kosten worden automatisch berekend, op basis van het uurtarief dat je invult bij het aanmaken van de dienst.

Handig om te weten

• Filter het facturatieoverzicht om inzicht te krijgen in de omzet, kosten en Btw-gerelateerde zaken. Je kunt gemakkelijk alle informatie bekijken binnen een bepaalde data. Je hoeft op deze manier niet meer na te denken hierover. Deze gegevens kunnen letterlijk overgenomen worden wanneer je belastingaangifte doet.
• Gebruik (in de app) bestaande goederen en/of diensten voor het toevoegen van een verkoopfactuur. Of vul het handmatig in.
• Gebruik de herhaaloptie bij het toevoegen van facturen om meerdere facturen in één keer te genereren.
• Je kunt ook gebruik maken van een (in de app) bestaande klant om toe te voegen aan de factuur.
• Goederen en diensten kunnen niet worden verwijderd wanneer ze gefactureerd zijn. Hiervoor zal eerst de factuur moeten worden verwijderd.
• Je kunt de prijs van een goed of dienst niet wijzigen. Echter, kun je wel de omschrijving aanpassen. Het is daarbij ook nog mogelijk om oudere goederen en diensten op "Niet meer in gebruik" te zetten. Wanneer je hiervoor kiest, wordt het goed of de dienst niet meer meegenomen in het zoeken naar goederen of diensten wanneer je een verkoopfactuur toevoegt. Al deze wijzigingen kunnen ook ongedaan gemaakt worden.
  
  Stel: je wilt een nieuwe prijs voor een bestaande dienst. Wat kun je het beste doen?
  1. Navigeer naar "Goederen en diensten" -> Bekijken.
  2. Selecteer de relevante dienst door erop te klikken.
  3. Verander de naam van bijvoorbeeld "Dienst" naar "Dienst-oud".
  4. Selecteer de optie "Niet meer in gebruik".
  5. Klik op wijzigingen opslaan.
  6. Voeg een nieuwe dienst toe met de relevante naam en de nieuwe prijs.
  7. Klaar. Je kunt de dienst met de nieuwe prijs nu gebruiken bij het toevoegen van nieuwe verkoopfacturen.

Rechten

Elke gebruiker is bevoegd voor bepaalde functionaliteiten zoals bijvoorbeeld het beoordelen van het verlof van een collega. Deze rechten kunnen ook worden gewijzigd. Dit kan gedaan worden door een accountbeheerder.

Klanten

Nadat een klant via een project is toegevoegd, kunnen de gegevens van deze klant ook worden gewijzigd door een gebruiker die hiervoor gemachtigd is.